Notes de frais & OCR.

Tickets, justificatifs, TVA déductible : photographiés, lus automatiquement sur l'image : l'OCR : et classés dans la minute, avant même d'être oubliés.

« Sylvie, vos notes de frais de l'année dernière, on les attend. Vous me les apportez la semaine prochaine ? »

— Le comptable de Sylvie, hôtel-restaurant des Vosges, mois de mars

Tout ce qui est inclus.

Le détail concret de ce qui tourne dans le module, livré par défaut.

OCR local LLaVA + Tesseract

Lecture image en local sur le Mac Mini, sans envoi cloud
Extraction date, montant TTC, montant TVA, fournisseur
Catégorisation automatique (repas, transport, hôtel, etc.)
Reconnaissance des tickets effacés ou pliés (modèle vision)
Multi-langues : français, anglais, espagnol, italien

Workflow validation simple

Capture depuis l'app mobile ou par mail dédié
Validation en un tap par le salarié
Approbation manager / dirigeant par lot
Notification équipe en temps réel
Export comptable inclus dans le FEC mensuel

Récupération TVA garantie

Détection automatique des tickets éligibles TVA
Alerte si TVA manquante ou montant incohérent
Justificatifs archivés au format PDF/A-3 pendant 10 ans
Coffre légal accessible en cas de contrôle URSSAF / fisc

Trois étapes.

Le flux PrivateCore pour cette fiche, du début à la fin.

Étape 1
Vous photographiez le ticket depuis n'importe quelle tablette.
Étape 2
La machine lit en local, extrait, propose la catégorie.
Étape 3
Vous validez d'un tap. Le ticket part dans le coffre.

Avant, après.

Avant

Boîte à chaussures, samedi matin de tri, tickets effacés, TVA non récupérée.

Après

Ticket lu et classé dans la minute. Plus rien à ranger plus tard.

−6 h par mois sur le traitement des notes de frais

Vous tenez vos pièces.

Inclus dans PrivateCore.

Ce module fait partie de votre configuration : rien à activer, aucun surcoût caché. Votre tarif suit ce que vous utilisez vraiment.

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Questions fréquentes.

Les questions que les dirigeants posent en avant-vente sur ce module.

L'OCR fonctionne-t-il sans Internet ?

Oui. LLaVA + Tesseract tournent en local sur le Mac Mini M4. Les tickets ne sortent jamais de chez vous, et ça marche même Wi-Fi coupé.

Combien de temps pour traiter 100 tickets ?

Environ 8-12 minutes en lot sur Mac Mini M4 (vision LLaVA optimisée Apple Silicon). Plus rapide qu'un traitement manuel par lot Spendesk.

Si la machine se trompe sur un ticket ?

Le salarié corrige avant de soumettre. La correction enrichit le modèle local au fil du temps : la machine devient plus précise sur vos fournisseurs récurrents.

Les tickets sont-ils archivés au sens légal ?

Oui. Stockage Coffre légal PDF/A-3 horodaté, conforme à l'arrêté du 22 mars 2017 sur les originaux dématérialisés. Vous pouvez jeter le papier.

Comment ça marche pour les notes de frais kilométriques ?

Template barème fiscal URSSAF intégré (mis à jour annuellement). Le salarié saisit kms + véhicule, le montant se calcule automatiquement et entre dans la compta avec le bon code TVA (souvent 0).

Une question sur ce module ?

On répond le jour même. Trente minutes, à votre rythme, sans engagement.

Tester l'OCR sur mes tickets : démo 30 min

Voir aussi.

Les autres fiches du cahier qui complètent ce module.

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