Réservations, ménage, séjour, taxe de séjour
Hôtellerie.
Site direct, téléphone et réception écrivent sur le même planning des chambres. Ménage, note du séjour et taxe de séjour suivent le même fil.
Essai 30 jours en ligne, sans carte bancaire.
Le logiciel
Trois écrans, pris dans l’application.
- Réception Réception
Un seul planning des chambres : arrivées, départs, état de chaque unité.
- Réservations Réception
La réservation directe, prise sur votre site, sans commission de plateforme.
- Étages RH & paie
Le ménage chambre par chambre, relié à la facturation du séjour.
Captures réelles du logiciel · les données sont celles d’une instance de démonstration.
Votre formule
HotelCore
6 modules réglés pour ce métier, allumés le premier jour.
- Hôtellerie : PMS & channels
- Planning, RH & paie
- CRM & ventes
- Devis & facturation Factur-X
- Comptabilité & FEC
- Pilotage & alertes
Sur votre matériel
- iPad La réception : arrivée, départ, note du séjour.
- iPhone Le ménage : chambres validées depuis le couloir.
Ce qui fait mal
Avant, après.
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Aujourd’huiLe client rend la chambre à onze heures, et je note sur un papier laquelle est à refaire.
Avec PrivateCoreLe départ enregistré fait basculer la chambre en nettoyage et crée la tâche de ménage en priorité haute. Chaque matin le plan est déjà là : remise à blanc sur les départs, recouche sur les chambres occupées, contrôle sur les chambres libres. L'équipe des étages coche depuis son téléphone, la réception voit la chambre repasser propre.
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Aujourd’huiLa taxe de séjour, je la recalcule à la main et j'espère avoir pris le bon tarif.
Avec PrivateCoreLe barème est saisi par commune et par année, avec l'exonération des mineurs et le plafond de nuits taxées. Chaque ligne fige le tarif qui lui a été appliqué : une révision de barème ne réécrit pas les séjours passés. L'export sort par commune et par période, prêt pour la déclaration.
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Aujourd’huiUne clim tourne dans une chambre vide, et personne ne s'en aperçoit avant la facture d'électricité.
Avec PrivateCoreRaccordez le Home Assistant de l'hôtel : ses clims, lumières et volets apparaissent dans PrivateCore avec leur état. Depuis la réception, on voit ce qui tourne, on règle une consigne, on passe une clim en froid ou on l'éteint, on ferme des volets, sans monter à l'étage. Une règle peut aussi couper la clim d'une chambre dès que son client fait le check-out. Chaque commande est notée au journal, avec la personne qui l'a donnée.
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Aujourd’huiLe petit-déjeuner et les consommations du bar finissent sur un post-it collé à la fiche de la chambre.
Avec PrivateCoreLa commande prise au restaurant se porte sur la note de la chambre avec son propre taux de TVA : l'hébergement et la restauration ne se mélangent pas sur l'addition. Le minibar se relève par chambre, au prix du jour figé sur la ligne.
5 autres douleurs qu’on soigne
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Aujourd’huiTout passe par les plateformes, et mon site n'a qu'un formulaire de contact.
Avec PrivateCoreUn moteur de réservation vit sur votre propre site. Le client réserve sans créer de compte, la disponibilité est revérifiée au moment de valider et pas seulement à l'affichage, et il annule depuis son lien sans appeler la réception.
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Aujourd’huiJe sais si l'hôtel est plein. Je ne sais pas s'il est rentable.
Avec PrivateCorePrix moyen, revenu par chambre disponible, taux d'occupation et revenu total par chambre sont calculés sur la période, et comparés à la précédente. La carte d'occupation croise le type de chambre et la date : on voit où le prix décroche, pas seulement le remplissage global.
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Aujourd’huiLe même habitué existe trois fois dans le fichier, avec trois orthographes.
Avec PrivateCoreLes fiches en double se fusionnent en une seule, l'historique des séjours suit. Chaque fiche recalcule ses séjours, ses nuits, son cumul et sa dernière venue : l'habitué se reconnaît à l'arrivée, sans que la réception cherche.
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Aujourd’huiLe veilleur de nuit, je le planifie à l'instinct et j'espère que c'est légal.
Avec PrivateCoreLe planning refuse les chevauchements et les absences déjà validées, alerte sous onze heures de repos, signale un travail de nuit non déclaré au-delà de deux nuits par semaine, bloque la nuit d'un mineur et le dépassement de quarante-huit heures hebdomadaires. La coupure du service continu est reconnue, elle ne déclenche pas de fausse alerte.
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Aujourd’huiLes avis, je les lis le dimanche et je réponds trois semaines plus tard.
Avec PrivateCoreLes avis Google, TripAdvisor et Trustpilot remontent tout seuls dans un seul écran. Sur les notes basses, un brouillon de réponse est préparé par le modèle installé sur votre machine. Rien ne part sans que vous l'ayez relu et publié vous-même.
Dans le détail
Tout ce qui est intégré.
- Booking.com
- Airbnb
- Stripe
- Qonto
- Outlook
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PMS : chambres, plan d'étages, ménage
- Plan d'étages visuel : chaque chambre avec son statut, mis à jour en temps réel
- Planning ménage généré automatiquement chaque matin (occupée, à faire, sale, propre)
- L'équipe des étages coche depuis son téléphone, la réception voit la chambre repasser propre
+ 3 de plus
- Types de chambres, tarifs et disponibilités gérés au même endroit
- Chaque tâche porte qui l'a prise, l'heure de démarrage et le temps passé
- Minibar relevé par chambre, chaque consommation portée sur la note
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Réservations : site direct sans commission
- Moteur de réservation sur votre propre site : zéro commission OTA
- Le client réserve sans créer de compte, et suit son séjour depuis un lien qui n'ouvre que le sien
- Annulation par le client depuis ce même lien, sans appeler la réception
+ 3 de plus
- Disponibilité revérifiée au moment de valider, pas seulement à l'affichage
- Les demandes arrivent en attente sur le tableau de bord de la réception, qui confirme
- Import iCal de vos calendriers Booking.com et Airbnb, relu toutes les quinze minutes
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Check-in, check-out & facturation du séjour
- Check-in / check-out sur tablette à la réception
- Folio par séjour : nuitées, extras, minibar, tout s'ajoute au fil du séjour
- Départ enregistré : la note se clôt quand le solde est à zéro, la chambre bascule en ménage
+ 3 de plus
- Taxe de séjour calculée automatiquement selon le barème de votre commune
- Export prêt à déposer pour la déclaration de taxe de séjour
- Note détaillée ligne par ligne, avec la TVA de chaque prestation, éditée en PDF
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Petit-déjeuner, bar & restaurant : caisse incluse
- La caisse NF525 du restaurant et le PMS tournent sur la même plateforme
- Petit-déjeuner et bar encaissés en caisse, sans deuxième logiciel
- Room service et blanchisserie ajoutés au folio de la chambre
+ 3 de plus
- Addition partagée multi-moyens pour les clients de passage
- Carte consultable par QR code, traduite dans la langue du client
- Stocks du bar et du petit-déjeuner suivis, alerte sous le seuil
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Équipe : planning, pointage, paie
- Planning d'équipe par service : réception, étages, petit-déjeuner
- Conflits détectés à la création du planning : repos, absence, double affectation
- Extras et renforts saisonniers gérés comme le reste de l'équipe
+ 3 de plus
- Bulletins de paie et DSN générés depuis les heures réellement faites
- Demandes de congés et absences validées depuis l'app mobile
- Registre du personnel tenu à jour automatiquement
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Pilotage : occupation, prix moyen, clients fidèles
- Taux d'occupation, prix moyen (ADR) et RevPAR calculés en continu
- Calendrier de charge par type de chambre : les creux se voient d'un coup d'œil
- Comparaison de périodes : ce mois contre le même mois l'an dernier
+ 3 de plus
- Fiche client unique : historique des séjours, préférences, doublons fusionnés
- Segmentation des clients pour cibler vos offres
- Surclassements et upsells proposés à la réservation, revenus suivis
Le compte
Ce que ça remplace, et ce que ça coûte.
Cas type : hôtel indépendant de 20 chambres, 6 salariés.
Ce que la formule couvre
- PMS (planning des chambres) Mews ouMisterbooking · Cloudbeds · Thais · Oracle Opera
- Calendriers OTA sur un seul planning SiteMinder ouD-EDGE · Amenitiz · Cubilis
- Planning équipe Skello ouCombo · Snapshift · Planday
- Comptabilité & FEC Pennylane ouTiime · Indy · Sage
- CRM clients & relances Experience Hotel ouLoungeUp · Revinate · Bowo
Et ce que la pile habituelle ne couvre pas : Factur-X & Chorus Pro · Données clients chez vous, sur le Mac mini
Prix publics constatés en août et septembre 2026, offres « à partir de », hors options. Les tarifs des éditeurs cités évoluent : vérifiez sur leurs sites.
L’écart
Ce qu’on centralise, et eux non.
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Le nombre d'abonnements
La pile habituelleLe PMS s'occupe des chambres, un autre outil des étages, un troisième des réservations prises sur votre site, et la paie des saisonniers vit encore ailleurs. Chaque jonction entre deux d'entre eux se facture, et celles qui n'existent pas se comblent à la main.
PrivateCoreUne nuitée traverse la réception, les étages, le bar et la paie sans changer de logiciel. Le séjour facturé descend dans le journal comptable, l'heure pointée remonte dans le bulletin, et personne ne recopie.
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Où vivent vos données
La pile habituelleLe fichier d'un hôtel est nominatif : qui a dormi là, quelles nuits, avec qui, et ce qu'il a consommé au bar. Hébergé chez un tiers, il est administré par des gens que vous n'avez pas recrutés, dans un pays que vous n'avez pas choisi.
PrivateCoreLa base tient sur une machine posée derrière la réception. Elle est sauvegardée chez vous, et l'hôtel reste le seul endroit où l'historique des séjours existe.
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Quand internet tombe
La pile habituelleLe PMS vit dans un navigateur : la ligne coupée, la réception n'a plus ni plan des chambres ni note en cours. L'arrivée se note sur un cahier et se ressaisit le lendemain.
PrivateCoreSur un Mac mini, le logiciel est dans l'hôtel, pas au bout de la ligne. Un client qui arrive à minuit est enregistré, sa note s'ouvre, les étages voient la chambre changer d'état. Seuls les échanges avec l'extérieur attendent le retour de la ligne.
3 autres différences
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Ce que ça coûte quand vous remplissez
La pile habituelleLa facture de l'éditeur suit votre remplissage : une part sur chaque réservation, un forfait qui monte par palier de chambres, un utilisateur de plus à chaque renfort d'été.
PrivateCoreLe montant ne bouge ni avec le taux d'occupation, ni avec le nombre de nuitées, ni avec les saisonniers que vous embauchez en juillet. Vous encaissez par votre banque comme aujourd'hui ; passer par la nôtre est une option, jamais une condition.
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Ce qui n'est pas dans un PMS
La pile habituelleUn PMS s'arrête à la chambre. Le contrat du saisonnier, sa déclaration d'embauche, son bulletin, l'avantage repas, le FEC et la facture électronique se traitent ailleurs, à partir des mêmes heures saisies une deuxième fois.
PrivateCoreContrats, bulletins et DSN partent des heures déjà pointées à l'hôtel, et l'embauche d'un saisonnier ouvre d'elle-même l'échéance de déclaration à ne pas manquer. La grille Hôtels Cafés Restaurants est versionnée par année d'effet : elle connaît l'avantage en nature repas et la majoration des jours fériés travaillés, et elle prévient quand une rémunération passe sous le minimum de son niveau.
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L'intelligence artificielle
La pile habituelleRédiger une réponse à un avis ou résumer ce que disent vos clients suppose d'envoyer le texte, le nom et le séjour concerné chez un fournisseur d'IA, dont vous ne fixez ni le lieu de traitement ni la durée de conservation.
PrivateCoreLe modèle est installé sur la machine de l'hôtel. Lecture des avis, brouillon de réponse sur les notes basses, synthèse des retours : tout est produit sur place, et aucun nom de client ne part pour ça.
Questions fréquentes
Ce qu’on nous demande.
Combien de chambres PrivateCore gère-t-il ?
Sans limite logicielle. Testé jusqu'à 320 chambres sur un seul Mac Mini. Au-delà (groupe hôtelier), on passe en mode multi-sites cluster K3.
Quelle différence vs Mews ou Cloudbeds ?
Vos données restent chez vous (RGPD strict, pas de hosting USA), pas d'abonnement par chambre, import iCal de vos calendriers OTA inclus sans surcoût, pas de commission cachée sur les réservations directes.
Comment se passe la connexion Booking.com ?
Par import iCal : vous récupérez l'URL du calendrier exporté par votre extranet Booking.com, vous la collez dans PrivateCore, et le flux est relu automatiquement toutes les 15 minutes. Les réservations lues sur ce flux s'affichent dans l'écran des canaux, à côté du planning des chambres. Opérationnel le jour même, sans validation de compte. Elles ne bloquent pas encore la vente de la chambre sur votre site : la synchronisation bidirectionnelle via channel manager est en développement.
Que se passe-t-il si Booking.com a une panne ?
Les réservations directes continuent : le moteur de réservation tourne en local, chez vous. Côté OTA, l'import iCal reprend automatiquement dès le rétablissement du flux et rattrape ce qui a été publié pendant la coupure.
Et les hôtels saisonniers ?
Fermeture périodique paramétrable (le moteur de réservation direct affiche "saison fermée"). Pas de facturation pendant la fermeture si vous en aviez fait l'option à la souscription.
Reprise de données depuis Mews / Cloudbeds ?
Import natif des fiches client, historique réservations, tarifs, mapping chambres. Voir la fiche /migration : process double-écriture 30 jours.
Ma réception est ouverte 24/7 : que se passe-t-il si la machine tombe en panne à 3h du matin ?
Sur un Mac mini, tout tourne en local, donc une coupure internet ne change rien au check-in. En cas de panne matérielle, la sauvegarde chiffrée Time Machine se restaure sur une machine de remplacement : vos données sont chez vous, rien à réinstaller depuis un cloud. Le détail du dispositif est sur la fiche /securite.
J'ai un restaurant dans l'hôtel : je dois jongler entre le PMS et la caisse ?
Non. La caisse du restaurant et le PMS partagent la même base : le dîner d'un client en demi-pension se porte sur le folio de sa chambre, et tout sort sur une seule note au check-out. Les clients de passage sont encaissés en caisse classique, addition partagée comprise.
J'ai déjà de la domotique dans l'hôtel : PrivateCore peut-il la piloter ?
Oui, si elle passe par Home Assistant. Le raccordement se fait site par site : PrivateCore essaie l'adresse et le jeton d'accès avant de les enregistrer, puis chiffre le jeton, qui ne réapparaît jamais à l'écran. Seuls les responsables et les administrateurs donnent des ordres, chacun sur ses propres sites. Clims, lumières et volets se commandent, Home Assistant lui-même non : un redémarrage ou une commande système sont refusés. PrivateCore parle directement au Home Assistant installé chez vous, sans service en ligne entre les deux. Débrancher le site efface le jeton.