Aufträge, Vorverträge, Hausverwaltung, Geldwäscheprävention
Immobilien.
Maklerbüro oder Hausverwaltung: vom Auftrag zum Vorvertrag, vom Mietvertrag zum Verwaltungsbericht, mit eingebauter Geldwäscheprävention. Die Kundendatei bleibt im Büro.
30 Tage online testen, ohne Kreditkarte.
Die Software
Drei Bildschirme, aus der Anwendung aufgenommen.
- Aufträge Immobilien
Laufende Aufträge, von der Unterschrift bis zum Vorvertrag, samt Honorar.
- Einheiten Immobilien
Der verwaltete Bestand, Einheit für Einheit: Fläche, Typ, Mietvertrag, Anzeige.
- Besichtigungen Kunden
Geplante Besichtigungen und die Rückmeldung jedes Interessenten danach.
- Angebote Immobilien
Eingegangene Angebote, die laufende Gegenangebotsrunde und die Gültigkeit.
Echte Screenshots der Software · die Daten stammen aus einer Demo-Instanz.
Ihr Paket
ImmoCore
5 auf dieses Gewerk abgestimmte Module, ab dem ersten Tag aktiv.
- Immobilien und Compliance
- CRM und Vertrieb
- Dokumententresor
- Angebote und Factur-X-Rechnungen
- Buchhaltung und FEC
Auf Ihrer Hardware
- iPad Der Auftrag beim Verkäufer unterschrieben, nicht drei Tage später.
- iPhone Fotos der Immobilie und Besichtigungsbericht.
Wo es wehtut
Vorher, nachher.
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HeuteAm Ersten des Monats verliere ich einen Nachmittag mit den Quittungen: eine je Mietvertrag, neu in die Word-Vorlage getippt.
Mit PrivateCoreDer ganze Stapel wird für den gewählten Monat erzeugt, eine Zeile je Mietvertrag. Dasselbe Schreiben geht als Zahlungsaufforderung hinaus, solange die Miete offen ist, und wird zur Mietquittung, sobald der Eingang erfasst ist. Erster und letzter Monat werden anteilig gerechnet, und ein zweiter Lauf erzeugt keine Doppelung.
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HeuteEin Auftrag ist eine Nummer, die ich in ein Papierbuch schreibe, und ein Honorarsatz, den ich im Kopf rechne, wenn der Eigentümer sein Geld bekommt.
Mit PrivateCoreDas Auftragsbuch wird in der Software geführt, lückenlos fortlaufend je Niederlassung nummeriert. Der Verwaltungshonorarsatz und die Mindestgebühr leben am Auftrag: jede Quittung friert Honorar und Nettobetrag für den Eigentümer ein, zum Satz, der in diesem Monat gilt.
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HeuteRückstände fallen einem auf, wenn es schon drei sind. Und am Tag der förmlichen Mahnung weiß niemand, was bereits hinausging.
Mit PrivateCoreJede offene Quittung öffnet ihre eigene Mahnstufe, mit ihren Fristen und Kosten: Hinweis, Mahnung, förmliche Mahnung, Einschreiben. Der Bürge kommt ab der förmlichen Mahnung in Kopie, und der Text jedes Schreibens bleibt genau so archiviert, wie er hinausging, mit Datum.
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HeuteDie jährliche Mietanpassung passiert, wenn ich daran denke, und nie für alle Verträge.
Mit PrivateCoreDer Mietreferenzindex wird auf das Referenzquartal des Vertrags angewendet, gedeckelt, wo der Vertrag es vorsieht. Ein als Energieschleuder gekennzeichneter Vertrag ist eingefroren: die Anpassung wird verweigert statt gerechnet, und die Zeile sagt, warum.
4 weitere Schmerzen, die wir heilen
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HeuteDie Nebenkostenabrechnung heißt eine Tabelle je Haus und einen Abend im Jahr.
Mit PrivateCoreDie im Jahr bereits erhobenen Vorauszahlungen werden für Sie summiert; Sie tragen nur die tatsächlichen umlagefähigen Kosten ein. Die Abrechnung kommt mit ihrem Saldo heraus, Nachzahlung oder Guthaben, und das Guthaben wird zur Gutschrift auf dem Mieterkonto statt zu einem Scheck, an den niemand denkt.
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HeuteEin Eigentümer ruft an und fragt, wie es um seine Wohnung steht, und ich verspreche eine Übersicht, für die ich nie Zeit finde.
Mit PrivateCoreDer Verwaltungsbericht wird aus den Quittungen der Periode neu aufgebaut: eingenommen, Honorare, Arbeiten, netto ausgezahlt. Den zusammenfassenden Absatz schreibt das Modell auf Ihrer eigenen Maschine; ist es nicht da, kommt der Bericht trotzdem heraus, ohne den Kommentar.
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HeuteIch bekomme dreißig Bewerbungen für eine Zweizimmerwohnung und erkenne nicht, wer seinen Steuerbescheid gefälscht hat.
Mit PrivateCoreFotografierte oder eingescannte Unterlagen werden vor Ort gelesen: Gehaltsabrechnung, Steuerbescheid, Bankverbindung. Jede kommt mit einer Stimmigkeitsbewertung und den auffälligen Punkten zurück, das Bild verlässt die Niederlassung nie, und dieselbe Unterlage, zweimal geschickt, wird als solche erkannt.
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HeuteDer Mieter ist vor zwei Monaten ausgezogen, und wir streiten immer noch über die Einbehalte von der Kaution.
Mit PrivateCoreDie Kaution lebt am Mietvertrag: Betrag, wer sie hält, Auszugsdatum, zurückgezahlter Betrag und Einbehalte Zeile für Zeile aufgeführt. Der Grund jedes Einbehalts wird bei der Entscheidung geschrieben, nicht drei Wochen später am Telefon rekonstruiert.
Im Detail
Alles, was eingebaut mitkommt.
- Stripe
- Qonto
- Gmail
- Outlook
- Google Calendar
- WhatsApp Business
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Aufträge, Vermittlung und Bewertung
- Auftragsbuch nach dem Hoguet-Gesetz, automatische fortlaufende Nummerierung (Verwaltung, Verkauf, Vermietung)
- Angebote und Gegenangebote verfolgt, Annahme mit Zeitstempel
- Bewertung über Vergleichsobjekte lokal gerechnet: es geht nichts an ein Portal
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- Vollständige Objektakten: Fotos ohne Doppelungen, Gutachten, Energieklasse an einem Ort
- Bewerberbewertung in 5 Stufen, um belastbare Unterlagen vorzuziehen
- Jedes Objekt mit seinem Auftrag, seinen Besichtigungen und Angeboten verbunden: nichts geht verloren
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Anzeigen, Bürowebsite und Kontakte
- Ihre Anzeigen auf Ihrer eigenen selbst gehosteten Website, von Google indexiert
- Jede eingehende Anfrage wird zu einem Kontakt, automatisch mit Ihrem Bestand abgeglichen
- Sinngemäße KI-Zuordnung: eine Suche wie „hell, ruhig, nah an Schulen“ findet die passenden Objekte
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- Öffentliche Seite je Objekt: Fotos, Beschreibung, Kontaktformular mit Spamschutz
- Übernahme Ihres bestehenden Bestands (CSV, Export aus Ihrer heutigen Software) bei der Einrichtung
- Eigentümerbewertungen über einen sicheren Link eingeholt, Note von 5
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Besichtigungen, Termine und Bewerberunterlagen
- Besichtigungen geplant und verfolgt, von der Anfrage bis zum Bericht
- Besichtigungsbericht als PDF erzeugt und mit einem Klick an den Verkäufer geschickt
- Erkennung gefälschter Unterlagen mit lokaler KI: Gehaltsabrechnungen, Steuerbescheide, Bankverbindungen
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- Eindrücke des Käufers vor Ort festgehalten, Notizen des Maklers getrennt aufbewahrt
- Bewerberunterlagen im Büro gebündelt, nie in einer fremden Cloud
- Klare Status für jede Besichtigung: geplant, erledigt, abgesagt. Keine vergessene Besichtigung
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Vorvertrag, sichere Unterschrift und Geldwäscheprävention
- Vorvertrag erzeugt mit den Klauseln des ALUR-Gesetzes und verfolgten aufschiebenden Bedingungen
- Unterschrift über einen sicheren Link für Verkäufer und Käufer, mit Zeitstempel (einfache Stufe nach eIDAS)
- Buch der Geldwäscheprävention laufend zur Akte geführt, TRACFIN-Vorlage vorausgefüllt
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- Widerrufsfrist nach dem SRU-Gesetz nach vollständiger Unterschrift verfolgt
- Anzahlung auf Anderkonto verfolgt, Akte bis zur notariellen Urkunde begleitet
- Länderrisiko eingestuft und Abgleich mit Sanktionslisten
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Mietverwaltung: Verträge, Quittungen, Rückstände
- Quittungen jeden Monat von selbst erzeugt und versendet, ohne Eingabe
- Gestufte Mahnungen bei Rückstand: Hinweis, Mahnung, förmliche Mahnung, Einschreiben vorbereitet
- Mietanpassungen nach Index fristgerecht gerechnet, Deckel in angespannten Gebieten geprüft
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- Jährliche Nebenkostenabrechnung mit Aufstellung für den Mieter
- Mietvertrag über seine ganze Laufzeit verfolgt: Einzug, Anpassungen, Kündigung, Auszug
- Arbeitsaufträge und Wartungsverträge an jede Einheit gehängt, vom Angebot bis zur Zahlung
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Fremdgeldbuchhaltung, Steuern und Übersicht
- Getrennte Fremdgeldbuchhaltung: eigener Kontenrahmen, Saldo je Eigentümer
- Verwaltungsbericht von der lokalen KI formuliert, PDF fertig für den Eigentümer
- Kontenabgleich des Fremdgeldkontos
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- Hilfe zur Erklärung der Mieteinkünfte, Grundsteuer und umlagefähige Müllgebühr
- Periodischer Abschluss der Verwaltung, saubere Buchungen für Ihren Steuerberater
- Übersicht des Büros: laufende Aufträge, eingenommene Mieten, Rückstände, Kontakte auf einen Blick
Die Rechnung
Was es ersetzt, und was es kostet.
Typischer Fall: unabhängige Immobilienagentur, 3 Makler.
Was das Paket abdeckt
- Transaktionssoftware Hektor oderNetty · Apimo · La Boîte Immo
- Elektronische Signatur Yousign oderDocuSign · Universign · Adobe Sign
- Buchhaltung und FEC Pennylane oderTiime · Indy · Sage
Und was der übliche Stack nicht abdeckt: Dokumententresor (Aufträge, Energieausweis) · Interessentenkartei bei Ihnen, auf dem Mac mini
Öffentliche Preise, erhoben im August und September 2026, Angebote „ab“, ohne Optionen. Die Tarife der genannten Anbieter ändern sich: Prüfen Sie sie auf deren Websites.
Der Abstand
Was wir zusammenführen, und sie nicht.
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Wie viele Abonnements
Der übliche StackEine Software für den Verkauf, eine für die Vermietung, ein Zusatzmodul für die Fremdgeldbuchhaltung, ein Werkzeug für die elektronische Unterschrift, eine anderswo gehostete Bürowebsite: ebenso viele Verträge und ebenso viele Exporte, die man von Hand verbindet.
PrivateCoreEin Werkzeug. Auftrag, Mietvertrag, Quittung, Verwaltungsbericht und Anzeigenseite schöpfen aus derselben Datenbank, ohne dass eine Brücke zu kaufen wäre.
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Wo die Unterlagen Ihrer Bewerber liegen
Der übliche StackAusweise, Gehaltsabrechnungen und Steuerbescheide auf die Plattform des Anbieters geladen, mitunter von einem fremden Bewertungsdienst gelesen.
PrivateCoreAuf der Maschine des Büros. Das Lesen der Unterlagen läuft lokal, das Bild geht nie hinaus, und keine Akte wird an einen externen Prüfdienst geschickt.
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Ihr Schaufenster und Ihre Anzeigen
Der übliche StackDie Portale stellen Ihnen die Sichtbarkeit in Rechnung und behalten die Beziehung zum Käufer; die Bürowebsite ist noch ein Abonnement woanders.
PrivateCoreIhre Website wird von Ihrer eigenen Maschine ausgeliefert, mit einer öffentlichen Seite je Objekt. Anfragen landen direkt bei Ihnen und werden zu einem Kontakt, der dem betreffenden Objekt zugeordnet ist.
3 weitere Unterschiede
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Fremdgeldbuchhaltung
Der übliche StackEntweder ein Zusatzmodul, das getrennt berechnet wird, oder ein monatlicher Export, den Ihr Steuerberater nacharbeitet, um jeden Eigentümersaldo neu aufzubauen.
PrivateCoreJournal, Hauptbuch, Summenbilanz und Saldo je Eigentümer werden schreibgeschützt aus den Quittungen und den Verwaltungsberichten neu aufgebaut, auf dem Kontenrahmen der Immobilienbüros. Das Geld selbst bleibt auf Ihrem eigenen Fremdgeldkonto: die Software zählt es, sie hält es nie.
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Künstliche Intelligenz
Der übliche StackDer Anzeigentext, die Zuordnung von Bewerber und Objekt und die Zusammenfassung für den Eigentümer gehen durch einen KI-Anbieter, mitsamt der Akte dahinter.
PrivateCoreDas Modell läuft auf Ihrer Maschine. Die sinngemäße Zuordnung, das Lesen der Unterlagen, der Kommentar im Verwaltungsbericht: alles entsteht vor Ort, und das Werkzeug arbeitet auch ohne, von Hand, wenn Sie das vorziehen.
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Geldwäscheprävention
Der übliche StackEin eigenes Prüfabonnement oder ein Ordner, den zwischen zwei Kontrollen niemand aufschlägt.
PrivateCoreDie Risikoeinschätzung je Eigentümer wird im selben Werkzeug gerechnet, auf niedergeschriebenen Regeln, die Sie nachlesen können. Eine Verdachtsmeldung abzugeben bleibt Ihre eigene Handlung, beim Dienst TRACFIN: es wird nie etwas in Ihrem Namen gemeldet.
Häufige Fragen
Was man uns fragt.
Welche Software ersetzt PrivateCore Immobilien?
Auf der Vermittlungsseite: Hektor, Apimo, Netty. Auf der Verwaltungsseite: klassische Verwaltungsmodule wie Gercop oder Even. Typischer Fall: ein Büro, das zwei Werkzeuge bezahlt (Vermittlung + Verwaltung) und sein Präventionsbuch in Excel führt.
Und die Veröffentlichung auf den Immobilienportalen?
Ihre Anzeigen erscheinen vom ersten Tag an auf Ihrer eigenen selbst gehosteten Website (von Google indexiert). Brücken zu den Portalen stehen auf der Roadmap: die Übernahme Ihres bestehenden Bestands (CSV oder Export der Konkurrenz) ist bereits da.
Ist die Geldwäscheprävention für ein Maklerbüro wirklich Pflicht?
Ja: Immobilienfachleute unterliegen dem Rahmen zur Geldwäscheprävention (Währungs- und Finanzgesetzbuch), mit Präventionsbuch und Meldung an TRACFIN im Verdachtsfall. Das Modul führt das Buch und füllt die Vorlage vor, solange die Akte frisch ist.
Ist die Fremdgeldbuchhaltung von der Buchhaltung meines Büros getrennt?
Ja. Ein eigener Kontenrahmen, ein Saldo je Auftraggeber, der Kontenabgleich des getrennten Kontos und ein Verwaltungsbericht für jeden Eigentümer. Die Buchhaltung Ihres Büros bleibt im Modul Buchhaltung.
Bleibt meine Kundendatei bei mir?
Das ist der Grundsatz: Käufer, Verkäufer, Eigentümer und Mieter leben auf dem Mac Mini des Büros. Kein fremdes SaaS sieht Ihre Alleinaufträge oder Ihre Auftragspipeline.
Ich komme von Crypto LSC oder Hektor: was wird aus meinen Daten?
Der CSV-Import ist genau dafür gebaut: Aufträge, Eigentümer, Mieter und Objekte werden aus dem Export Ihrer heutigen Software übernommen (alte Windows-Kodierungen eingeschlossen). Das geschieht bei der Einrichtung, mit Ihnen, bevor das alte Werkzeug abgeschaltet wird.
Ist die Unterschrift des Vorvertrags per Link rechtsgültig?
Es ist eine elektronische Unterschrift einfacher Stufe nach eIDAS: namentlicher Link, Zeitstempel, aufbewahrte IP-Adresse. Passend für den privatschriftlichen Vorvertrag zwischen den Parteien; die notarielle Urkunde bleibt beim Notar, wie heute. Für eine qualifizierte Stufe binden wir einen Anbieter wie Yousign darüber ein.