Privacy­verklaring

Inleiding

PrivateCore is gebouwd op een eenvoudig uitgangspunt: uw gegevens horen bij u te blijven, en waar dat niet kan, moet u precies weten waar ze staan. Deze verklaring onderscheidt vier gebieden: de openbare website, de software die op uw eigen apparatuur draait, de software die wij online hosten, en de mobiele apps. De regels zijn niet dezelfde.

De verwerkingsverantwoordelijke is PRIVATECORE SAS, 48 rue Claude Balbastre, 34070 Montpellier, Frankrijk (SIREN 103 084 018). Contact met de functionaris voor gegevensbescherming: dpo@privatecore.fr.

Op de website privatecore.fr

• Geen trackers van derden. Geen Google Analytics, geen Meta-pixel, geen Hotjar, geen extern hulpmiddel voor gedragsanalyse.
• Geen cookies. De website plaatst geen enkele cookie, ook geen technische. De oude cookie pc_consent, geplaatst door de toestemmingsbanner van eerdere versies van de website, wordt tijdens uw bezoek automatisch uit uw browser verwijderd.
• Bezoekmeting via serverlogs, zonder cookies en zonder scripts. Wij analyseren de technische logs van onze eigen server (opgevraagde pagina, datum, land van herkomst, browser) om bezoeken geaggregeerd en geanonimiseerd te tellen: IP-adressen worden in de statistieken ingekort en geen gegeven wordt met derden gecombineerd. Deze meting plaatst geen cookie, voert geen volgscript uit in uw browser, en alles wordt verwerkt op onze eigen server in Frankrijk. De ruwe logs worden na 30 dagen gewist.

Wat de website vastlegt wanneer u ons schrijft

Drie formulieren op de website verzamelen gegevens, elk om een concrete reden. Geen van deze gegevens wordt doorverkocht, verhuurd of doorgegeven aan een tussenpersoon of een reclamebureau.

• Offerte- of installatieaanvraag (/nl/commander). Wat u invult (naam, bedrijf, e-mailadres, telefoon, activiteit, beschrijving van de behoefte) wordt opgeslagen in de database van onze eigen PrivateCore-instantie, die op onze apparatuur in Frankrijk draait. Vervolgens gaan er twee e-mails uit: een melding aan ons team en een ontvangstbevestiging aan u. Rechtsgrond: de uitvoering van precontractuele maatregelen op uw verzoek (art. 6.1.b AVG). Bewaring: 3 jaar na de laatste uitwisseling.
• Afspraak via videogesprek (beschikbaar vanaf de Franse pagina's). Uw naam, uw e-mailadres en het gekozen tijdslot worden opgeslagen in onze instantie, en u ontvangt een bevestigingsmail. Het videogesprek loopt via onze eigen server: geen Zoom, geen Meet, geen Teams is erbij betrokken. De gesprekken worden niet opgenomen en niet uitgeschreven. Bewaring: 3 jaar na de afspraak.
• Nieuwsbrief (voettekst). Alleen uw e-mailadres wordt verzameld, op grond van uw toestemming (art. 6.1.a), om onze publicaties te ontvangen. Geen profilering, geen pixel die opens meet. U kunt zich altijd afmelden door op het bericht te antwoorden of te schrijven naar contact@privatecore.fr.

Het versturen van deze e-mails verloopt via onze zakelijke e-mailleverancier, Infomaniak Network SA (Zwitserland), die het bericht verwerkt gedurende de bezorging. Voor Zwitserland geldt een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie.

Op de demonstratie-instantie

De demonstratie-instantie die vanaf de website bereikbaar is, draait op onze servers en bevat een volledig fictieve gegevensset. Ze wordt geregeld opnieuw ingesteld: alles wat u erin zet, wordt bij de volgende herinitialisatie gewist. Vul er geen echte gegevens in, niet van uzelf en niet van uw klanten of medewerkers.

De dienst PrivateCore: twee hostingwijzen

PrivateCore wordt op twee manieren uitgerold, naar keuze van de klant, en onze rol in de zin van de AVG is in beide gevallen niet dezelfde. De gekozen wijze staat in uw offerte en op uw factuur; ze is op elk moment in beide richtingen omkeerbaar.

Wijze ‘Bij mij’: de software draait op uw apparatuur

Uw gegevens (klanten, medewerkers, facturen, foto's, berichten, enzovoort) blijven fysiek op uw Mac. Ze lopen nooit via onze servers.

• Standaard geen verwerkersrelatie. Wij zijn voor deze gegevens geen verwerker in de zin van artikel 28 AVG: ze zijn ons niet toevertrouwd.
• Ondersteuning op afstand alleen op uitnodiging. Wanneer u om een ingreep vraagt (storing, configuratie), stelt u de toegang uitdrukkelijk open via Tailscale. De toegang wordt vastgelegd in een versleuteld en onveranderlijk auditlogboek, dat u op elk moment kunt inzien. Tijdens die ingreep, en alleen dan, treden wij op als verwerker.
• Software-updates. Ze zijn ondertekend, worden door uw machine cryptografisch gecontroleerd, en dragen of lezen geen enkel gebruikersgegeven.
• Back-ups. Ze blijven onder uw controle, op de drager die u kiest. Wij bewaren geen kopie.

Wijze ‘Online’: de software draait op onze servers

Kiest u deze wijze, dan worden uw gegevens ons toevertrouwd en treden wij op als verwerker in de zin van artikel 28 AVG voor de gehele verwerking ervan. U blijft verwerkingsverantwoordelijke. De bijbehorende toezeggingen zijn vastgelegd in onze verwerkersovereenkomst, op verzoek te ondertekenen.

• Locatie. De servers worden gehuurd bij Scaleway SAS en staan in Frankrijk. Geen gegeven wordt buiten de Europese Unie doorgegeven.
• Isolatie. Elke klant heeft een eigen instantie, met een eigen database en een eigen container. Er is geen gedeelde database tussen klanten: een verzoek van de ene klant kan, ook bij een fout in de toepassing, de gegevens van een andere niet bereiken.
• Versleuteling. Versleutelde schijven in rust, TLS 1.3 tijdens transport, beheer uitsluitend via een met een sleutel geverifieerde WireGuard-tunnel.
• Back-ups. Versleuteld, dagelijks en weggezet buiten de machine die ze beschermen: een kopie die op de beveiligde server blijft staan, beschermt niet tegen het verlies van die server. Bewaring: 14 dagen in een schuivend venster, daarna wissen.
• Onze toegang. Wij raadplegen de inhoud van uw instantie alleen op uw verzoek, op rechterlijk bevel, of om de dienst te herstellen bij een storing. Elke toegang wordt vastgelegd en het logboek kan aan u worden verstrekt.
• Omkeerbaarheid. U kunt op elk moment al uw gegevens vanuit de toepassing exporteren, of vragen om uw instantie terug te halen naar uw eigen apparatuur. Aan het einde van het contract worden uw gegevens aan u teruggegeven en vervolgens binnen 30 dagen van onze servers en uit onze back-ups gewist.
• Gezondheidsgegevens. De wijze ‘Online’ neemt geen persoonsgegevens over gezondheid op: het hosten daarvan voor een derde vereist de Franse certificering ‘Hébergeur de Données de Santé’ (art. L.1111-8 van het Franse wetboek volksgezondheid), waarover PrivateCore SAS vandaag niet beschikt. Zorgverleners gebruiken de wijze ‘Bij mij’, waarbij de gegevens de praktijk niet verlaten.

In de mobiele apps PrivateCore Manager (iOS / Android)

De mobiele apps PrivateCore Manager (gepubliceerd in de App Store van Apple en in de Google Play Store) zijn cliënten die uitsluitend verbinding maken met de PrivateCore-instantie van hun gebruiker, thuis of online gehost, via een versleuteld privékanaal.

• Geen verzameling door de app zelf. Alle communicatie verloopt rechtstreeks tussen de app en de instantie van de gebruiker. De app stuurt geen enkel bedrijfsgegeven (planning, medewerkers, kassa, klanten, facturen) naar een dienst van derden.
• Lokale, versleutelde opslag op het toestel. De app bewaart alleen: een authenticatietoken (iOS Keychain / Android Keystore), een offline cache van de planning en het team (versleuteld in rust) en uw interfacevoorkeuren. Die elementen verlaten uw telefoon nooit.
• Gevraagde machtigingen. Camera (scannen van QR-codes: tickets, bonnen), Face ID / Touch ID (biometrische aanmelding bij het opstarten), Pushmeldingen (kritieke waarschuwingen van uw instantie, die naargelang het platform via de Apple Push Notification-dienst of Firebase Cloud Messaging lopen: alleen het meldingstoken, nooit de bedrijfsinhoud).
• Geen tracking, geen analytics, geen reclame. Geen enkele SDK van derden (Firebase Analytics, Mixpanel, Sentry, Amplitude, Crashlytics) zit in de apps. Geen reclame-identificator (IDFA / GAID) wordt gelezen. Geen gedrag wordt gemeten of doorgegeven.
• Verwijdering. De app deïnstalleren wist de lokale cache van de telefoon. De gegevens van uw instantie blijven beheerd vanuit haar beheerinterface.

Over de ingebouwde kunstmatige intelligentie

De AI-functies van PrivateCore (assistent, tekstopstelling, documenten lezen, transcriptie, zoeken) draaien op modellen die op uw instantie zijn geïnstalleerd, via Ollama. Concreet:

• Geen tekst, document, foto, bericht of opname die u aan de assistent toevertrouwt, wordt naar een externe AI-aanbieder gestuurd.
• Uw gegevens dienen niet om enig model te trainen, noch het onze noch dat van iemand anders.
• Mocht een functie ooit een beroep moeten doen op een AI-dienst op afstand, dan zou die standaard uitgeschakeld zijn, in de interface als zodanig worden aangekondigd, en afhangen van uw uitdrukkelijke inschakeling.

Onze verwerkers en ontvangers

De volgende lijst is volledig op de datum waarop deze pagina is bijgewerkt. Elke toevoeging wordt vóór ingebruikname aan de betrokken klanten gemeld.

• Scaleway SAS (Frankrijk): hosting van de instanties in de wijze ‘Online’. Geen gegevens voor klanten in de wijze ‘Bij mij’.
• Infomaniak Network SA (Zwitserland): verzending van onze zakelijke en transactionele e-mails (ontvangstbevestigingen, afspraakbevestigingen, facturen).
• Cloudflare, Inc. (Verenigde Staten): tunnel die de website privatecore.fr beschikbaar stelt. Ziet uitsluitend versleuteld TLS-verkeer, bewaart geen inhoud en geen persoonsgegevens.
• Apple Inc. en Google LLC: bezorging van de pushmeldingen aan de mobiele apps. Zij ontvangen het toesteltoken en de titel van de melding, nooit de bedrijfsinhoud.
• Onze betaaldienstverlener: verwerking van de SEPA-incasso's en kaartbetalingen voor de facturering van het abonnement (identiteit, bankgegevens, bedragen). Wij bewaren uw bankgegevens niet.

Geen andere ontvangers. Wij verkopen, verhuren en ruilen geen enkel gegeven.

Uw rechten onder de AVG

Overeenkomstig de artikelen 15 tot en met 22 van de Algemene verordening gegevensbescherming heeft u recht op inzage, rectificatie, wissing, overdraagbaarheid, beperking en bezwaar met betrekking tot de gegevens die wij over u bewaren.

Om deze rechten uit te oefenen, schrijft u naar dpo@privatecore.fr. Wij antwoorden binnen een maand. Betreft uw verzoek gegevens die zijn ingevoerd in de PrivateCore-instantie van een van onze klanten (bijvoorbeeld uw klantenfiche bij een uitgerust restaurant), richt het dan aan die klant: hij is de verwerkingsverantwoordelijke, wij kunnen niet in zijn plaats antwoorden.

Bewaartermijnen

• Aanvragen vanaf de website en contact-e-mails: 3 jaar na de laatste uitwisseling, daarna wissen.
• Online gemaakte afspraken: 3 jaar na de afspraak.
• Inschrijving op de nieuwsbrief: tot uw afmelding, daarna wissen binnen 30 dagen.
• Technische logs van de webserver (privatecore.fr): 30 dagen, daarna automatisch wissen. Daarna blijven alleen geaggregeerde en geanonimiseerde statistieken over.
• Logboeken van ingrepen op afstand: 90 dagen, daarna onomkeerbaar wissen.
• Back-ups van de instanties in de wijze ‘Online’: 14 dagen in een schuivend venster.
• Gegevens van een gehoste klant, na opzegging: teruggave en daarna wissen binnen 30 dagen.
• Facturatiegegevens (abonnement): 10 jaar, overeenkomstig de Franse boekhoudkundige verplichtingen.

Doorgifte buiten de Europese Unie

De door ons gehoste instanties staan in Frankrijk: de gegevens van onze klanten worden niet buiten de Europese Unie doorgegeven. Twee bijkomende verwerkingen verlaten de EU, zonder ooit bedrijfsgegevens mee te dragen:

• Zwitserland (Infomaniak, e-mail): land waarvan de Europese Commissie bij besluit heeft erkend dat het een passend beschermingsniveau biedt.
• Verenigde Staten (Cloudflare voor de tunnel van de website, Apple en Google voor de pushmeldingen): gedekt door de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie. Cloudflare ziet alleen versleuteld verkeer; Apple en Google ontvangen alleen een toesteltoken.

Beveiliging en melding van inbreuken

Bij een inbreuk in verband met persoonsgegevens die een risico kan inhouden voor uw rechten en vrijheden, melden wij dit binnen 72 uur aan de CNIL en informeren wij de betrokkenen zonder onnodige vertraging. Voor onze gehoste klanten vertrekt de informatie binnen 48 uur na vaststelling naar hen toe, zodat zij hun eigen melding kunnen doen.

Contact met de functionaris voor gegevens­bescherming

Voor elke vraag over deze verklaring of over uw rechten kunt u contact opnemen met onze FG via dpo@privatecore.fr.

Toezichthoudende autoriteit

Meent u, nadat u contact met ons hebt opgenomen, dat uw rechten niet worden geëerbiedigd, dan kunt u een klacht indienen bij de Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL), de Franse toezichthouder voor gegevensbescherming: www.cnil.fr. U kunt zich ook wenden tot de toezichthoudende autoriteit van uw land van verblijf.